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Firmenwagen und Fahrtenbuch

Ein steuerliches Optimierungsfeld für berufliche Vielfahrer

Ein gutes Pferd springt nur so hoch wie es muss.

Diese Aussage trifft schätzungsweise auf eine hohe Zahl von Außendienstmitarbeitern und sonstige berufliche Vielfahrer zu, die vom eigenen Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommen, denn …

bisweilen klaglos wird die Versteuerung der Kfz-Privatnutzung (Sachbezug) mit der teuren, pauschalen Ein-Prozent-Methode hingenommen.

Die alternative Möglichkeit, nämlich das Führen eines Fahrtenbuchs, bleibt allzu oft ungenutzt.

So wird, je nach Höhe des Verdiensts, des Neupreises des genutzten Fahrzeugs und des Umfangs der betrieblichen Nutzung gerne auch Mal ein vierstelliger Betrag im Jahr zu viel an Steuern und Abgaben entrichtet.

Ein Beispiel

Sissy und Franz, beide konfessionslos, arbeiten im Vertrieb/Außendienst für dieselbe Firma.

Beide sind ledig und haben jeweils ein Bruttojahresgehalt von 96.000 Euro.

Zusätzlich zum Bruttogehalt stellt der Arbeitgeber beiden den exakt gleichen Firmenwagen zur Verfügung.

  • Die Kfz haben (jeweils) einen Bruttolistenneupreis von 75.000 Euro.

  • Sämtliche Kosten trägt der Arbeitgeber; in Summe (Leasingrate, Treibstoff, Reparaturen, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung) verursacht jedes der beiden Autos jährliche Kosten von 20.000 Euro.

  • Sissy und Franz fahren jeweils 65.000 Kilometer jährlich (100,00 %). 7.000 Kilometer davon (10,77 %) sind privat. Eine sog. „erste Tätigkeitsstätte“ ist nicht vorhanden.

  • Sissy führt ein Fahrtenbuch, Franz nicht.

Neben dem Bruttogehalt von 96.000 Euro/Jahr müssen die beiden jährlich versteuern:

  • Sissy: angefallene Kfz-Kosten/Jahr (20.000 Euro) x privater Nutzungsanteil (10,77 %) = 2.154 Euro

  • Franz: Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs (75.000 Euro) x 1 % x 12 Monate = 9.000 Euro

Sissy und Franz fallen keine nennenswerten Werbungskosten und sonstigen steuermindernden Aufwendungen (Spenden etc.) an. Deshalb deckt der Lohnsteuerabzug (Steuerklasse I) die tatsächliche Einkommensteuerlast bereits relativ zielsicher und passgenau ab, nämlich:

Sissy

Franz

Bruttogehalt

96.000

96.000

+ Sachbezug Kfz

2.154

9.000

= Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer

98.154

105.000

Lohnsteuer Jahr 2021

26.778

29.654

Ersparnis/Jahr

2.876

Ersparnis/Monat

239


Was mache ich, wenn der Arbeitgeber nicht mitspielen will?

Wenn Sie nun loslaufen, um dem Arbeitgeber die freudige Nachricht zu überbringen, dass Sie künftig ein Fahrtenbuch führen wollen (übrigens, der Wechsel hin zum Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nur am Jahresanfang oder beim [unterjährigen] Wechsel des Fahrzeugs anerkannt), werden Sie damit keine offenen Türen eintreten.

Die Personalverantwortlichen und, womöglich noch mehr, die Angestellten der Lohnbuchhaltung reagieren tendenziell skeptisch, ablehnend auf solche Vorschläge.

Warum? Zum einen ist die pauschale 1 %-Methode einfacher zu handhaben. Zum anderen, und das ist der meist stärkere Grund, haftet der Arbeitgeber, wenn er das vom Mitarbeiter geführte Fahrtenbuch der Lohnabrechnung zugrunde legt, für einen zu geringen Lohnsteuerabzug, sofern die/der Mitarbeiter/in das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß führt.

Diese Sorgen des Arbeitgebers sind nachvollziehbar.

Dennoch müsste Sissy im obigen Beispiel die Flinte nicht ins Korn werfen, sofern ihr Arbeitgeber das Fahrtenbuch nicht im Rahmen der laufenden monatlichen Lohnabrechnungen berücksichtigen will.

Sie könnte nämlich die niedrigere Steuerbelastung, weg vom hohen Lohnsteuerabzug (auf Basis der 1 %-Methode), hin zur Steuer auf Basis des Fahrtenbuchs auch im Rahmen der Einkommensteuererklärung durchsetzen.

Wichtig: Ein klein bisschen muss der Arbeitgeber trotzdem mithelfen. Sissy muss erreichen, dass ihr der Arbeitgeber die angefallenen jährlichen Kfz-Kosten (Leasingrate oder Abschreibung, Treibstoff, Reparaturkosten, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, sonstige Kfz-Kosten) nennt bzw. zur Vorlage beim Finanzamt (schriftlich) bescheinigt.

Wie führe ich ein ordentliches Fahrtenbuch?

Die lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten hat in unveränderlicher Weise zu erfolgen. Loseblattaufzeichnungen sowie Excel und Co. scheiden damit aus.

Zudem müssen die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden.

Es ist zulässig, das Fahrtenbuch handschriftlich zu führen. Wir raten davon jedoch nachdrücklich ab. Wenn Sie das handschriftliche Fahrtenbuch ordnungsgemäß, vollständig und stets zeitnah führen, müssen Sie entweder das Privatleben oder das berufliche Kerngeschäft zurückstellen, weil diese lästige Arbeit bisweilen enorm zeitfressend ist.

Wir empfehlen vielmehr, ein elektronisches Fahrtenbuch, das die strengen Kriterien der Finanzverwaltung an Unveränderlichkeit, Zeitnähe und dergleichen erfüllt, anzuwenden.

Lösungen wie Vimcar, die für rund 20 Euro im Monat (im Beispiel von Sissy ein gutes Geschäft) zu haben sind, haben sich in der Praxis vielfach bereits bewährt.

Vimcar zeichnet via GPS die zurückgelegte Strecke auf, sodass die aufgesuchten Adressen nicht manuell eingetragen werden müssen.

Zudem diszipliniert Vimcar den Nutzer mit sanftem Druck, die Fahrten zeitnah einem Geschäftspartner zuzuweisen und zu kategorisieren. Wird die Fahrt nicht binnen sieben Tagen zugeordnet, so klassifiziert die Software automatisch, unveränderlich eine „Privatfahrt“.

Zeitnahe Aufzeichnungen und Unveränderlichkeit sind dadurch systematisch gewährleistet und können demzufolge nicht zum Einfallstor fürs Finanzamt werden.

Was halten Sie von der aufgezeigten Möglichkeit?

Das Fahrtenbuch hat nach unserer Einschätzung den Schrecken früherer Tage verloren.

Es wurde -- in elektronischer Ausprägung -- vom zeitfressenden Monstrum zu einem praxistauglichen steuerlichen Optimierungsbaustein.

Klar ist aber auch: Wirklich sparen kann man (nur) dann, wenn berufliche Fahrten den Löwenanteil ausmachen; in solchen Fällen ist die Hebelwirkung zu Gunsten des Fahrtenbuchs am größten.

Wir freuen uns auf Feedback Ihrerseits per E-Mail!


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