KRGA Steuerberater Kobler Rosing Gerstl Asen PartG mbB

Die allermeisten Arbeitnehmer pendeln täglich zur Arbeitsstelle: einem festgelegten Ort zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit. Steuerrechtlich wird der regelmäßige Arbeitsort als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet. Pro Dienstverhältnis existiert maximal eine erste Tätigkeitsstätte.

Fahrten zu weiteren, anderen (zweiten, dritten …) Tätigkeitsstätten unterliegen Reisekostengrundsätzen. Diese sind in aller Regel attraktiver. Attraktiver deshalb, weil …

• die tatsächlichen Aufwendungen (z. B. 30 Cent bei Fahrten mit dem Privat-Pkw) für Hin- und Rückwege geltend gemacht werden können.

• für über achtstündige Abwesenheiten Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) in Höhe von 14 Euro geltend gemacht werden können.

• auch Park- und Reisenebenkosten angesetzt werden können.

Bei den Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ist das anders. Keine Absetzbarkeit von Park- und Reisenebenkosten, keine VMA und auch nur die einfache Strecke (Entfernungspauschale) ist mit 30 Cent ansetzbar. Soweit, so traurig.

Dennoch beinhalten die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oft ungenutztes Potenzial zur steuerlichen Optimierung, denn …

Es besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Entfernungspauschale pauschalversteuert und sozialversicherungsfrei erstattet.

Die Entfernungspauschale landet dadurch 1:1 in der Tasche des Arbeitnehmers und nicht lediglich in Höhe der Steuerersparnis auf die Entfernungspauschale.

Dies wirkt sich dort umso positiver aus, wo die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte bei ca. 15 Kilometern liegt und insgesamt nur geringe (weitere) Werbungskosten anfallen. In solchen Fällen hat ein Ansatz der Entfernungspauschale keine effektive Steuerersparnis zur Folge, da ohnehin der höhere Arbeitnehmer-Pauschbetrag (im Jahr 2023: 1.230 Euro) zum Ansatz -- bzw. Abzug vom Bruttolohn -- kommt.

Folgendes Beispiel verdeutlicht dies:

Ausgangssituation

Petra und Wolfgang, beide ledig, haben jeweils ein Bruttogehalt von 59.000 Euro/Jahr.

Beide haben je 15 Kilometer zur Arbeit (ersten Tätigkeitsstätte) und fahren im Kalenderjahr je 216 Mal zur Arbeit (erste Tätigkeitsstätte).

Für Arbeitsmittel, Kontoführungsgebühren, Telefonate im beruflichen Kontext usw. (übrige Werbungskosten) fallen bei beiden jeweils jährlich 250 Euro an.

Weitere Werbungskosten (Reisekosten, Fortbildungskosten usw.) sind Fehlanzeige.

Die Werbungskosten der beiden betragen folglich:

Entfernungspauschale (216 Tage x 15 km x 30 Cent =)	972 Euro
Übrige Werbungskosten	250 Euro
Gesamte Werbungskosten	1.222 Euro
Arbeitnehmer-Pauschbetrag (§ 9a EStG)	1.230 Euro
Finaler Ansatz = höherer Wert = AN-Pauschbetrag 🡪	1.230 Euro

Bedeutet: Bei beiden laufen die tatsächlichen Werbungskosten, also auch die Entfernungspauschale, ins Leere. Abgezogen wird „sowieso“ der AN-Pauschbetrag.

Variante

Petra vereinbart nun, dass Sie künftig zusätzlich pauschalversteuerten Fahrtkostenersatz für Ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erhält. Monatlich sind das 216/12 = 18 Tage x 15 km x 30 Cent = 81 Euro.

Wolfgang hingegen erhält 81 Euro normales Bruttogehalt mehr bzw. zusätzlich.

An den absetzbaren Werbungskosten ändert sich bei beiden nichts. Bei Wolfgang fallen unverändert 1.222 Euro Werbungskosten an. Bei Petra fallen nur noch 250 Euro absetzbare Werbungskosten („übrige WK“ oben) an, weil sie, der Arbeitgebererstattung wegen, die Entfernungspauschale nicht mehr an-/absetzen darf.

Unterm Strich ist das egal: Beide bekommen von Amts wegen bzw. „automatisch“ den AN-Pauschbetrag (1.230 Euro) angesetzt, weil die tatsächlichen Werbungskosten (1.222 Euro Wolfgang, 250 Euro Petra) niedriger sind.

Spannend aber, und das ist der Kern dieser Steueroptimierung:

Welcher Belastung unterliegen die monatlich 81 Euro, die Petra und Wolfgang in der Variante (brutto) mehr erhalten?

	Petra	Wolfgang
Mehr-Vergütung	81 Euro	81 Euro
Bei Petra: Keinerlei Abzüge hierauf, kommt 1:1 bei ihr an!	0 Euro
Bei Wolfgang …
a) Lohnsteuer, bei Brutto (59.000+12x81) 59.972 Euro Jahr 🡪 rund 35 % Grenzbelastung		28 Euro
b) Sozialversicherung 🡪 rund 20 % AN-Anteil zur SV		16 Euro
Nettozufluss aus den 81 Euro Bruttovergütung (monatlich)	81 Euro	37 Euro
Mehr-Netto monatlich (Differenz aus oben, 81 ./. 37 =)	44 Euro
Mehr-Netto jährlich (Differenz x 12)	528 Euro

Petra hat im Beispiel über 500 Euro/Jahr netto mehr in der Tasche. Kein Pappenstiel!

Relativierend ist zu erwähnen, dass Wolfgang wiederum den Vorteil hat, dass aus „seinem Mehr-Brutto“ in die Rentenversicherung eingezahlt wird und folglich Wolfgang, verglichen mit Petra, im Zeitablauf marginal höhere Rentenversicherungsansprüche erwirbt.

Stellt sich noch die Frage: Wie ist es um die Belastung von Petras Arbeitgeber (AG) bestellt? Zahlt dieser etwa mehr und wird daher in der Praxis ablehnend reagieren?!

	Petras Arbeitgeber	Wolfgangs Arbeitgeber
Brutto(-mehr)-Vergütung	81 Euro	81 Euro
Petras AG: + 15 % pauschale Lohnsteuer	12 Euro
Wolfgangs AG: + 20 % Arbeitgeberanteil Sozialversicherung		16 Euro
AG-Gehaltsaufwand, inkl. Lohnnebenkosten, monatlich	93 Euro	97 Euro

Ergebnis: Im Beispiel spart auch der Arbeitgeber. Dessen Gesamt-Gehaltsaufwand ist vorliegend um 4 Euro monatlich günstiger als im Falle einer normalen Bruttogehaltserhöhung.

Welche Faustregeln gelten bzw. in welcher Konstellation führt der pauschalversteuerte Fahrtkostenersatz zum steueroptimalen Ergebnis?

• Wer nur einen Steinwurf bzw. ein paar 100 Meter entfernt wohnt von der Arbeit, der kann selbstverständlich davon nicht profitieren. Eine Binsenweisheit.

• Die steuerliche Vorteilhaftigkeit erreicht das Maximum bei rund 15 Entfernungskilometern in einer Fünftagewoche. Dann nämlich ist „so und so“ der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in der Regel nicht überschritten (… wie im Beispiel oben dargelegt) …

• … das dürfen Sie aber bitte nicht so verstehen oder interpretieren, dass bei z. B. 25 Entfernungskilometern nur für die ersten 15 Km Fahrtkostenersatz vereinbart werden soll …

• … Nein! Bei eben z. B. 25 Entfernungskilometern gilt trotzdem der Rat: Bestmöglich die gesamten 25 Km pauschalversteuert erstatten lassen … andernfalls, bei nur teilweisem Fahrtkostenersatz, blieben ja wiederum „theoretisch abziehbare Werbungskosten“ unter 1.230 Euro (!) übrig, sodass die tatsächlichen Werbungskosten teilweise ins Leere liefen (wäre nicht steueroptimal)!

• Sozialversicherungsrechtlich ist zu bedenken, dass bei ab/über rund 5.000 Euro monatlich bzw. 60.000 Euro/Jahr die sog. Beitragsbemessungsgrenze bei der Kranken- und Pflegeversicherung greift; ab rund 90.000 Euro/Jahr tritt auch bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung eine Deckelung der Beiträge ein …

• … soll heißen: In diesen Sphären entsteht kein zusätzlicher Vorteil durch die Ersparnis von Sozialversicherungsbeiträgen.

• Lange Rede, kurzer Sinn, Faustregel: Den größtmöglichen Vorteil haben all diejenigen, die zumindest rund 10-15 Kilometer zur Arbeit haben und ein Bruttojahresgehalt von bis zu 60.000 Euro erzielen.

• Bei einem Jahresgehalt von über 60.000 Euro ist der pauschalversteuerte Fahrtkostenersatz „auch nicht verkehrt“, aber in seiner Hebelwirkung nicht ganz so attraktiv, wie bei unter 60.000 Euro brutto/Jahr.

Auch Minijobs (Beschäftigung 520 Euro-Basis) können dadurch optimiert werden

Übrigens: Auch geringfügig Beschäftigte, früher 450 Euro-Jobs genannt, können vom pauschalversteuerten Fahrtkostenersatz profitieren.

Das Wissen darum, macht es potenziellen Arbeitgebern zum einen einfacher, Bewerber trotz großer Fahrtstrecken für die Beschäftigungsaufnahme zu begeistern („Sie bekommen von mir zusätzlich zum Stundenlohn auch die An- und Rückfahrt mit 30 Cent für die einfache Entfernung bezahlt - on Top zu den 520 Euro/monatlich!“).

Zum anderen profitiert der Arbeitgeber hier noch deutlicher von geringeren Lohnnebenkosten. Minijobs sind nämlich mit 30 % Abgaben zu Lasten des Arbeitgebers behaftet. Der pauschalversteuerte Fahrtkostenersatz hingegen nur mit der Hälfte, wie oben dargelegt fallen insoweit lediglich 15 % Pauschalsteuer an!

Auch für den Arbeitnehmer eine feine Sache. Er erhält zwar die Vergütung aus dem Minijob „so und anders“ 1:1 ausgezahlt, aber:

Soweit pauschalversteuerter Fahrtkostenersatz möglich ist, kann das „monatliche Maximum“ von 520 Euro letztlich ausgeweitet werden. Oder anders formuliert: Selbst wenn 20 oder 30 Kilometer Anreise zum Minijob-Arbeitsort nötig sind, braucht der Minijobber nicht leidvoll zu denken: „Von den 520 Euro geht ein großer Teil allein schon für die Wegstrecken verloren!“

Fazit

Pauschalversteuerter Fahrtkostenersatz ist kein Wundermittel.

Es wäre auch vermessen und völlig übertrieben, eine Steuer- und Abgabenersparnis von mehreren 1.000 Euro darin schlummern zu sehen.

Die jährlich mögliche Optimierung bewegt sich, wenn der Realitätsausschnitt / Sachverhalt dazu passt, im Optimalfall im Bereich von 500-600 Euro - mehr Netto vom Brutto.

Vielfach erleben wir in der Praxis, dass dieses Optimierungspotenzial bedauerlicherweise ungenutzt bleibt.

Arbeitnehmer, die in großen Firmen tätig sind (tarifvertraglich gebunden, oftmals wenig Handlungsspielraum für individuelle Gehaltsverhandlungen) oder Staatsbedienstete (ebenfalls starres Vergütungssystem mit wenig individuellem Spielraum) müssen sich wohl zwangsweise damit abfinden, dass dieser Optimierungsbaustein ungenutzt bleiben muss.

Aber diejenigen, die bei mittelständigen Unternehmen beschäftigt sind, sollten durchaus die eigennützige, intrinsische Motivation haben, das Thema bei der Chefin oder dem Chef auf die Tagesordnung zu bringen.

Ebenso sollten flexible Arbeitgeber des Mittelstands auf dem Schirm haben, dass eine abgabenoptimierte Möglichkeit besteht, auch Mitarbeiter mit verhältnismäßig weiter Anreise für die Beschäftigungsaufnahme im eigenen Betrieb zu begeistern …

… und das gerade auch bei Minijobs, weil bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen pauschalversteuerter Fahrtkostenersatz zusätzlich zu den 520 Euro monatlich möglich ist!

Sollten soweit Fragen im Einzelfall bestehen, stehen wir gerne telefonisch (0851 95689-0) oder per E-Mail (zu unseren üblichen Stundensätzen) zur Verfügung.