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Heute möchten wir Ihnen zeigen, warum es für Arbeitnehmer von großem Vorteil ist, sich Verpflegungsmehraufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten zu lassen, anstatt diese als Werbungskosten geltend zu machen.

Dieser scheinbar kleine Unterschied kann einen erheblichen Einfluss auf das monatliche Nettoeinkommen haben.

Steuerfreie Erstattung: Der Betrag fließt 1:1 dem Arbeitnehmer zu

Wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Dienstreise antreten muss oder vorübergehend außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, können Verpflegungsmehraufwendungen entstehen. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, diese Mehraufwendungen steuerfrei zu erstatten. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer den vollen Pauschbetrag, der als Mehraufwand anzuerkennen ist vom Arbeitgeber vergütet bekommt, ohne dass darauf Steuern oder Sozialabgaben anfallen.

Für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden sind dies, ebenso wie für An- und Abreisetage bei mehrtätigen Abwesenheiten, 14 Euro (pro Tag). Für Zwischentage bei mehrtätigen Abwesenheiten sogar 28 Euro (pro Tag).

Werbungskosten: Nur Steuerersparnis beim Arbeitnehmer

Im Gegensatz dazu würde der Arbeitnehmer, wenn er die Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend macht, lediglich eine Steuerermäßigung in Höhe seines individuellen Steuersatzes erhalten. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer nur eine Teilsumme der Verpflegungspauschalen in Form einer Steuerersparnis erstattet bekommt.

Werbungskosten mindern nämlich nur das zu versteuernde Einkommen eines Arbeitnehmers und reduzieren somit die Steuerlast. Es ist wichtig zu verstehen, dass Werbungskosten lediglich zu einer Steuerersparnis führen, nicht aber zu einer vollständigen Kompensation. Die Steuerersparnis hängt vom individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers ab, sodass dieser unter dem Strich weniger Geld zurückbekommt als bei einer steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber.

Beispielrechnung: Steuerfreie Erstattung vs. Geltendmachung als Werbungskosten

Lassen Sie uns dies anhand eines einfachen Beispiels verdeutlichen:

Angenommen, ein Arbeitnehmer unternimmt eine viertägige Dienstreise; Anreisetag, zwei Zwischentage und Rückreisetag. Folglich entstehen Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 84 Euro (14+28+28+14). Sein individueller Steuersatz beträgt 30%.

a) Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber:

Der Arbeitnehmer erhält die volle Erstattung von 84 Euro ohne Abzüge, da der Arbeitgeber diesen Betrag steuerfrei erstatten kann. Das Geld fließt somit 1:1 in die Tasche des Arbeitnehmers.

b) Geltendmachung als Werbungskosten:

Bei einem Steuersatz von 30 % würde der Arbeitnehmer hingegen lediglich eine Steuerersparnis von 25,20 Euro (30% von 84 Euro) erhalten.

Wie ersichtlich, macht allein in diesem Beispiel der Mehrwert der Arbeitgebererstattung 58,80 Euro (84 Euro in Variante a) abzüglich 25,20 Euro in Variante b)) aus.

Fazit:

Die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber bietet klare finanzielle Vorteile für den Arbeitnehmer.

Im Vergleich zur Geltendmachung als Werbungskosten fließt dem Arbeitnehmer der tatsächliche Betrag 1:1 zu, ohne dass Steuern oder Sozialabgaben anfallen.

Es lohnt sich daher, die steuerliche Behandlung von Verpflegungsmehraufwendungen im Blick zu behalten und diese Möglichkeit zu nutzen, um das monatliche Nettoeinkommen zu optimieren.

Klar ist aber auch, und das darf nicht unerwähnt bleiben: Der Arbeitgeber ist seinerseits in Höhe der steuer- und sozialabgabenfreien Reisekostenerstattung wirtschaftlich belastet. Für den Arbeitgeber ist die Vergütung der Verpflegungsmehraufwendungen eine Kostenposition, die bei ihm (dem Arbeitgeber) gewinnmindernd wirkt …

… sofern Sie als Arbeitnehmer also künftig die steuerfreie Reisekostenvergütung begehren, ist es notwendig, dies geschickt mit dem Arbeitgeber zu verhandeln. Jedenfalls müssen sich beide Parteien, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, vor Augen führen, dass Reisekostenersatz für beide Seiten finanziell vorteilhaft ist, gegenüber „normalem Gehalt“.

Auf „normales Gehalt“ fallen arbeitnehmerseitig nicht nur lohnsteuerliche Abzüge an, sondern zumeist auch Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung, ca. 20 % vom Bruttogehalt). Der Arbeitgeber wiederum ist bei „normalem Gehalt“ seinerseits durch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, ebenso ca. 20 % vom Brutto, zusätzlich belastet.

… warum die Arbeitgebererstattung doppelt lukrativ werden kann, erläutern wir in einem weiteren Beitrag, siehe nachfolgender Link/Verweis …

Sollten soweit Fragen im Einzelfall bestehen, stehen wir gerne telefonisch (0851 95689-0) oder per E-Mail (zu unseren üblichen Stundensätzen) zur Verfügung.