KRGA Steuerberater Kobler Rosing Gerstl Asen PartG mbB

Mit gewisser Regelmäßigkeit treten Fragen dahingehend auf, ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.

Entweder werden solche Fragen im Vorfeld von Mandanten an uns gerichtet, oder im Rahmen der Buchhaltung monieren Mitarbeiter unvollständige, zu beanstandende Rechnungen.

Wenn die Mandanten aktiv auf uns zukommen, ist dies ja noch der bessere Fall. Die Begleichung der Rechnung kann in diesem Stadium noch davon abhängig gemacht werden, dass der Lieferant eine neue, korrekte (vollständige) Rechnung aushändigt.

Fallen Beanstandungen jedoch erst im Rahmen der Finanzbuchhaltung auf, sind problematische Rechnungen bisweilen bereits bezahlt. Auf den Lieferanten Druck auszuüben, um eine Korrektur zu erwirken, ist dann schon deutlich schwieriger.

Welche Bestandteile muss eine Rechnung also haben?

Da für Rechnungen bis zu einem Brutto-Rechnungsbetrag von 250 € geringere Anforderungen gelten, ist die nachfolgende Tabelle zweigeteilt.

Nr.	Art der Angabe	Rechnungen
		über 250€	bis 250€
1a	Name & Anschrift des leistenden Unternehmers	Ja	Ja
1b	Name & Anschrift des Leistungsempfängers	Ja
2	Steuernummer oder USt-IDNr. des Leistenden	Ja
3	Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)	Ja	Ja
4	Rechnungsnummer (fortlaufend)	Ja
5	Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Leistung	Ja	Ja
6	Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum)	Ja
7	Entgelt (Nettobetrag); separat, je Steuersatz bei mehreren USt-Sätzen	Ja
8a	USt-Satz; ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung	Ja	Ja
8b	USt-Betrag	Ja
8c	Bruttobetrag (Summe aus Netto/Entgelt und USt-Betrag)		Ja
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (nur bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück)	Ja
10	Der Ausdruck „Gutschrift“ (nur, wenn der Leistungsempfänger anstatt des Leistenden die Rechnung ausstellt)	Ja

Erläuterungen zu den Pflichtangaben

In obiger Tabelle haben wir bei Nr. 2 das Wort „oder“ unterstrichen.

Der Grund dafür ist simpel. Es ist zwar nicht verboten, beides, also Steuernummer und USt-IDNr. in Rechnungen anzugeben, jedoch raten wir davon ab.

Wir empfehlen, stets nur die USt-IDNr. in Rechnungen anzugeben. Diese bedeutet für den Aussteller größere Anonymität.

Mit dem Wissen über die Steuernummer könnte ein „neugieriger Geschäftspartner“ versuchen, z. B. den Stand Ihrer Steuervorauszahlungen zur Umsatz- oder Lohnsteuer abzufragen. Deshalb unser Ansinnen: Geben Sie Ihre Steuernummer nicht der breiten Öffentlichkeit preis.

Ein Satz zu Nr. 5 (Art, handelsübliche Bezeichnung der Leistung): Lassen Sie sich bei der Leistungsbeschreibung nicht mit zu knappen, schlampigen Formulierungen abspeisen. In einem finanzgerichtlichen Verfahren wurde einem Steuerpflichtigen der Vorsteuerabzug zuletzt deshalb versagt, weil die Rechnung lediglich die Angabe „Produktverkäufe“ enthielt. Eine solch allgemein gehaltene Angabe, die es nicht ermöglicht, die abgerechnete Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar festzustellen, ist schlicht und einfach zu wenig!

Das Leistungsdatum, Nr. 6 der obigen Auflistung: Gerne wird in Rechnungen diese Angabe vergessen. Vielfach deshalb, wie sich im Nachgang bisweilen herausstellt, weil, Zitat: „Das ja mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.“

Gerade deshalb, empfiehlt es sich, auf dem Rechnungsvordruck einen Satz nachfolgender Ausprägung standardmäßig anzubringen: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum, sofern sich aus den übrigen Rechnungsangaben nichts Gegenteiliges ergibt.“

Damit kann es in all den Fällen, in denen die Rechnung am selben Tag bzw. im selben Monat der Leistung fakturiert wird, entfallen, ein separates Leistungsdatum anzugeben. Und trotz allem ermöglicht diese Formulierung ein abweichendes Leistungsdatum durch speziellere Angabe im Rahmen der Leistungsbeschreibung zu vermerken.

„Reklamationen“ von Kunden, die bei der Rechnungseingangsprüfung bisher ein fehlendendes Leistungsdatum monieren mussten, können auf diese Weise systematisch „eliminiert“ werden.

Weitere Pflichtangaben in speziellen Fällen

Neben den in der Tabelle genannten Angaben gibt es spezielle Fälle, in denen weitere Angaben erforderlich sind.

So ist, um ein Beispiel zu nennen, bei sonstigen Leistungen, die in einem anderen Mitgliedsstaat des EU-Binnenmarkts bewirkt werden, die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ verpflichtend.

In solchen Fällen ist übrigens auch die USt-IDNr. des Leistungsempfängers verpflichtend in der Rechnung anzugeben. Diese USt-IDNr. des ausländischen Empfängers haben Sie als Leistender im Vorfeld, im eigenen Interesse, qualifiziert zu prüfen (wie das geht, zeigt ein separater Blogbeitrag, Verlinkung am Ende dieses Beitrags) um einem eventuellen bösen Erwachen bei einer späteren Prüfung vorzubeugen.

Kleinunternehmer dürfen in deren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Ein Vermerk auf den Ausgangsrechnungen, aus welchem Grund kein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt (z. B. „Kleinunternehmer, § 19 UStG, kein Umsatzsteuerausweis.“), ist ratsam. Hinweis am Rande: Wann es möglich und sinnvoll ist, die Kleinunternehmer-Regelung anzuwenden, stellen wir in einem separaten Blog-Beitrag dar (verlinkt am Ende dieses Beitrags).

Was mache ich, wenn eine Rechnung nicht dem Idealtypus entspricht?

Wenn eine Rechnung nicht haarklein alle Pflichtangaben enthält, ist es nicht nötig, die Flinte gleich ins Korn zu werfen.

Der Europäische Gerichtshof hat in mehreren Fällen entschieden, dass Rechnungen einer rückwirkenden Berichtigung zugänglich sind, wenn sie gewisse Kernangaben enthalten.

Das ist eine beruhigende Botschaft für betroffene Unternehmen, weil eine rückwirkende Berichtigung insbesondere zur Folge hat, dass kein Zinsnachteil entsteht. Das Vorsteuerabzugsrecht wirkt dann nämlich auf den Zeitpunkt der erstmaligen (mangelbehafteten) Rechnungsstellung zurück.

Welche Kernangaben muss eine Rechnung also enthalten?

1. (zumindest schlampige) Angabe des leistenden Unternehmers

2. (zumindest schlampige) Angabe des Leistungsempfängers

3. (zumindest ungenaue) Angabe der Leistungsbezeichnung

4. Entgelt (netto) oder Brutto- und USt-Betrag, um das Entgelt durch Rückrechnung ermitteln zu können

5. USt-Betrag

Selbstverständlich darf es nicht die Zielsetzung sein, Rechnungen mit lediglich dem Kerninhalt eingangsseitig zu erhalten und zu akzeptieren oder ausgangsseitig zu erteilen.

Die dargelegten Informationen zum Kerninhalt können lediglich Rettungsanker im Rahmen der Abwehrberatung sein, immer dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.

Hatten Sie schon einmal Ärger mit/wegen fehlender Rechnungsangaben?

Konnten Sie sich mit einem blauen Auge aus der Situation befreien oder ist Ihnen ein Steuer- bzw. Zinsschaden aus der misslichen Lage entstanden?

Wir freuen uns auf Feedback Ihrerseits per E-Mail!