KRGA & smile Steuerberater PartG mbB

Warum die Kassenmeldepflicht eingeführt wurde

Die gesetzliche Kassenführung hat in den letzten Jahrzehnten eine stetige Entwicklung durchlaufen. Beginnend mit den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) im Jahr 1995, über die GDPdU (2002) bis hin zur GoBD (seit 2015/2020/2024) wurde der steuerlich relevante Datenzugriff der Finanzverwaltung kontinuierlich konkretisiert. Die Einführung der Kassennachschau (§ 146b AO ab 2018), der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), der Belegausgabepflicht und der DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist Teil einer umfassenden Strategie: Steuerbetrug an der Kasse soll durch technische Sicherung und hohe Transparenz erschwert bzw. ausgeschlossen werden.

Mit Wirkung zum 01.01.2025 folgt nun ein weiterer Baustein: die elektronische Meldepflicht für alle elektronischen Kassensysteme (eAS). Ziel ist, dass die Finanzverwaltung jederzeit Kenntnis davon hat, welche Kassenmodelle, mit welchen Sicherheitsmerkmalen, in welchen Betrieben zum Einsatz kommen.

Was genau ist zu tun?

Jeder Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, ist verpflichtet, dieses aktiv dem Finanzamt zu melden. Die rechtliche Grundlage bildet § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Welche Systeme sind betroffen?

Als meldepflichtige elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) gelten insbesondere:
- Computerkassen / PC-Kassensysteme
- Tablet- oder App-basierte Kassensysteme
- Elektronische Registrierkassen
- Waagen mit Kassenfunktion
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Nicht meldepflichtig sind dagegen z. B. Fahrscheinautomaten, Warenautomaten oder Parkscheinautomaten.

Welche Angaben müssen gemacht werden?

Für jedes Gerät, das einer Betriebsstätte zugeordnet ist, sind u. a. folgende Daten zu übermitteln:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art des Kassensystems (z. B. PC-Kasse, App-Kasse)
- Hersteller, Modell, Software und Version
- Seriennummer des eAS
- Datum der Anschaffung, der Inbetriebnahme sowie ggf. der Außerbetriebnahme
- Grund der Außerbetriebnahme (z. B. Verkauf, Defekt, Standortwechsel)

Wichtig: Auch inaktive, gemietete, geleaste oder geliehene Kassen sind meldepflichtig – entscheidend ist allein der Besitz.

Welche Fristen gelten?

- Für Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden: Meldung spätestens bis zum 31.07.2025
- Für Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden: Meldung innerhalb eines Monats

Wie erfolgt die Meldung?

- Manuelle Direkteingabe über das ELSTER-Webformular
- Upload einer XML-Datei (insbesondere bei mehreren Geräten)
- Übermittlung durch die Kassen- oder Branchensoftware via ERiC-Schnittstelle

Besonderheiten bei mehreren Betriebsstätten

Für jede Betriebsstätte ist eine separate Meldung erforderlich. Innerhalb der Meldung müssen alle Kassensysteme der Betriebsstätte gemeinsam aufgeführt werden (Bruttomethode). Auch spätere Änderungen, z. B. bei Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung, sind auf diesem Weg zu melden.

Was sollten Sie jetzt tun?

Wir empfehlen, jetzt schon mit der Erfassung und Dokumentation der eingesetzten Kassensysteme zu beginnen:
✅ Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre eingesetzten Kassen
✅ Erfassen Sie Seriennummer, Softwareversion, Hersteller, Anschaffungsdatum etc.
✅ Klären Sie, ob Sie die Meldung selbst vornehmen oder dies durch uns erledigen lassen möchten

Wir übernehmen die Kassenmeldung für Sie – auf Wunsch vollständig

Wenn Sie möchten, übernehmen wir die komplette Meldung für Ihre Betriebsstätte(n) – rechtssicher, fristgerecht und vollständig.

👉 Wenn Sie wünschen, dass wir die Meldung für Sie durchführen, schreiben Sie uns bitte formlos eine E-Mail [hier klicken]. Wir nehmen Sie dann in die Liste der Mandate auf, die wir in den Folgewochen abarbeiten.

Haben Sie Fragen zur Kassenmeldung?

Wir helfen gerne weiter – sprechen Sie uns an.

Bitte beachten Sie:
Wenn wir die Kassenmeldung für Sie übernehmen, berechnen wir je Betriebsstätte eine Pauschale, die sich nach der Anzahl der zu meldenden Kassensysteme richtet.
Sofern Sie die Kassenmeldung in Eigenregie durchführen und lediglich Rückfragen zu Details oder zum Ausfüllen haben, wird unser Zeitaufwand auf Basis unserer üblichen Stundensätze separat bepreist.