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Bewirtungskosten sind ein wiederkehrendes Thema in der Finanzbuchhaltung und ein Bereich, der in steuerlichen Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen kann.
Grund genug, sich die steuerliche Behandlung dieser Ausgaben genauer anzusehen. Besonders wichtig sind die strengen Aufzeichnungspflichten, deren Nichteinhaltung den Betriebsausgabenabzug komplett entfallen lassen kann.
Ein Hinweis vorweg: Klassisch wird von Bewirtungsaufwendungen gesprochen, wenn Geschäftspartner -- also "Dritte" -- bewirtet werden. Die "Bewirtung" ausschließlich intern, von eigenen Mitarbeitern, ist hier nicht gemeint und wird mittelfristig womöglich in einem separaten Blog-Beitrag beleuchtet.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten umfassen Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden, beispielsweise in Restaurants oder Cafés. Nach deutschem Steuerrecht sind solche Aufwendungen zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 % gelten als nicht abziehbare Betriebsausgaben. 
Allerdings wird der Betriebsausgabenabzug nur gewährt, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Diese Anforderungen sind streng, da die Finanzverwaltung sicherstellen will, dass Bewirtungskosten tatsächlich betrieblich veranlasst sind und nicht dem privaten Bereich zuzurechnen sind.

Aufzeichnungspflichten: Was ist zu beachten?

Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, müssen die Bewirtungskosten ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dazu gehören:
Insbesondere die nachfolgenden Punkte 2 bis 4 erfordern ein aktives Eingreifen des Unternehmers. Hierzu muss der Unternehmer entsprechende Aufzeichnungen anfertigen.
Dabei ist es unerheblich, ob ein "Bewirtungsbeleg" vom Restaurant ausgegeben wurde, der schematisch bereits "Zweck" und "Teilnehmerangaben" mit Leerzeilen vorgibt.
Sollte ein solcher Beleg nicht ausgegeben worden sein, können die erforderlichen Angaben auch einfach auf der Rückseite der Rechnung hinreichend erfasst werden.

1. Bewirtungsbeleg:

• Der Beleg muss den Namen und die Anschrift des bewirtenden Unternehmens (z. B. Restaurant) enthalten.
• Datum und Ort der Bewirtung sind anzugeben.
• Eine detaillierte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke ist erforderlich.

2. Zweck der Bewirtung:

Der Anlass der Bewirtung muss konkret und zeitnah dokumentiert werden (z. B. Geschäftsgespräch über Projekt XY), um den Anforderungen der Rechtsprechung gerecht zu werden.

3. Teilnehmerangaben:

Es sind alle bewirteten Personen mit Vor- und Nachnamen zu nennen.

4. Unterschrift:

Der Beleg muss vom Bewirtenden eigenhändig unterschrieben werden.

5. Rechnungen über 250 Euro:

Bei Rechnungen, die 250 Euro übersteigen, gelten die Vorgaben einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG.
Zu den zwingenden Rechnungsangaben wird unten auf einen separaten Blog-Beitrag verlinkt.
Angaben zum Trinkgeld bzw. zum insgesamt, inkl. Trinkgeld, entrichteten Betrag sind ebenfalls anzuraten.

Beispiel: Die Praxis der Aufzeichnungen

Ein Unternehmen lädt einen potenziellen Kunden zu einem Mittagessen ein, um ein gemeinsames Projekt zu besprechen. Die Rechnung des Restaurants beträgt 150 Euro. Um die Kosten steuerlich geltend machen zu können, müssen die folgenden Punkte beachtet werden:

• Die Rechnung enthält Datum, Uhrzeit, den Restaurantnamen und eine genaue Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke. Dabei müssen zumindest handelsübliche Bezeichnungen verwendet werden, wie z. B. 'Menü 1' oder 'Lunch-Buffet', um den steuerlichen Anforderungen zu genügen.
• Der Anlass wird als "Besprechung Projekt XY" dokumentiert. Der Anlass sollte möglichst greifbar bezeichnet werden und nicht zu allgemein und oberflächlich erfasst/vermerkt werden.
• Die bewirteten Personen, etwa "Frau Irina Schmidt" und "Herr Stefan Müller", werden auf dem Beleg vermerkt.
• Der Beleg wird vom Gastgeber unterschrieben und zu den (elektronischen, DATEV Unternehmen Online etc.) Buchhaltungsunterlagen genommen.

Wird auch nur einer dieser Punkte nicht erfüllt, kann der Betriebsausgabenabzug komplett entfallen.

Verweis auf BMF-Schreiben mit weiteren Vertiefungen

Dieser Beitrag gibt nur einen zusammenfassenden, gekürzten Überblick über die Thematik. Wer sich im Detail damit auseinandersetzen möchte oder umfassenden Lesestoff für die Couch am Feierabend sucht, dem ist das zugehörige Schreiben des BMF ans Herz gelegt, das frei im Internet zugänglich ist: BMF v. 30.06.2021 - IV C 6 - S 2145/19/10003 :003 BStBl 2021 I S. 908 (https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2022/C-Anhaenge/Anhang-16/II/anhang-16-II.html).

Fazit

Geschäftliche Bewirtungskosten sind steuerlich zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar; dies erfordert jedoch eine sorgfältige Dokumentation. Die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten ist unerlässlich, da sonst nicht nur 30 %, sondern die gesamten Aufwendungen steuerlich nicht abziehbar sind. Gerade wegen der bindenden Vorgaben lohnt es sich, dieses Thema aufmerksam zu behandeln.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Bewirtungskosten korrekt erfasst werden, appellieren wir, die obigen Punkte zu beachten und organisatorische Vorkehrungen (z. B. interne Checklisten oder ähnliches) zu treffen, damit die Vorgaben in Bewirtungssachverhalten stets erfüllt werden.
Abschließend möchten wir betonen: Das Anfertigen vollständiger und richtiger Aufzeichnungen direkt im Anschluss an eine Bewirtung erspart nicht nur Rückfragen und zusätzlichen Aufwand in der Buchhaltung, sondern verhindert auch etwaige Zusatzkosten und Unannehmlichkeiten bei Betriebsprüfungen für Sie als Mandant. Eine ad-hoc-Dokumentation ist damit nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Vorteil für alle Beteiligten – im Interesse einer reibungslosen, effizienten Zusammenarbeit.

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